7 Tipps wie Sie Ihre Emails im Zaum halten!
- Richten Sie sich getrennte Emailadressen ein!
- Nicht wichtig aber interessant! Verwenden Sie für alle nicht topwichtigen Email-Benachrichtigungen, Newsletter, …, eine eigene Emailadresse und lassen Sie sich auf dieser Adresse informieren.
- Wichtig! – Geben Sie nur Leuten Ihre Job-Emailadresse die für Sie im Job wichtig sind. Also Ihren Chef, Partner, Kunden, Lieferanten, Kollegen, Chef, … – diese Adresse sollte idealerweise auf keiner Webseite sichtbar sein.
- Webseite! Geben Sie auf Ihrer Webseite eine eigene Emailadresse an, die von Robotern nicht ausgelesen werden kann. z.B. info(at)domain.at
- Nicht wichtig aber interessant! Verwenden Sie für alle nicht topwichtigen Email-Benachrichtigungen, Newsletter, …, eine eigene Emailadresse und lassen Sie sich auf dieser Adresse informieren.
- Nicht wichtige aber interessante Eingänge automatisch in Ordner verschieben
- Für Emails die wir uns zu einem späteren Zeitpunkt ansehen wollen, können wir im Posteingang einen eigenen „Nicht Wichtiges“-Ordner anlegen. Dort legen Sie sich pro Absender einen eigenen Ordner an in dem Sie alle Benachrichtigungen oder Newsletter ablegen. Z.B. Ordner für Facebook, Youtube, Xing, LinkedIn…
- Wie können Sie nun Benachrichtigungen von z.B. Facebook automatisch in einen entsprechenden Ordner abgelegen? Indem Sie nach dem Erhalt eines Mails, dessen Sender Sie verschieben möchten, das Mail markieren und die rechte Maustaste drücken. Beim Unterpunkt „Regeln“ können Sie nun den Ordner bestimmen in die das Email automatisch abgelegt werden soll.
- Für Emails die wir uns zu einem späteren Zeitpunkt ansehen wollen, können wir im Posteingang einen eigenen „Nicht Wichtiges“-Ordner anlegen. Dort legen Sie sich pro Absender einen eigenen Ordner an in dem Sie alle Benachrichtigungen oder Newsletter ablegen. Z.B. Ordner für Facebook, Youtube, Xing, LinkedIn…
- Emails nur 2-3 Mal pro Tag bearbeiten
Lassen Sie sich nicht durch jedes hereinkommende Email stören. Planen Sie täglich 2-3 fixe Zeiten, an denen Sie Ihre Emails bearbeiten. Verwenden Sie die restliche Zeit für Ihre eigentliche Arbeit. Sie werden staunen, wieviel Zeit Sie mit dieser Methode auf einmal gewinnen! Machen Sie sich zum Ziel alle erhaltene Emails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten.
- Selbst weniger Emails versenden!
Viele Mails werden oft unnötig versendet, bzw. an Leute versendet, die mit der Angelegenheit nichts zu tun haben. Das hält andere von Ihrer Arbeit auf und verursacht oft noch Missverständnisse und Unklarheiten. Versuchen Sie komplexe Themen am Telefon oder bei einem kurzen Treffen bzw. Video-Konferenz zu klären. Damit werden Sie Ihre Kommunikations-Effektivität deutlich erhöhen und Arbeiten rascher erledigen können! Zum Vergleich - Für 1 Min.-Telefonat benötigen Sie min. 15 Min. zum Email-Schreiben.
- Jedes Email nur 1x ansehen und eine Entscheidung treffen!
Bearbeiten Sie jedes Mail sofort, wenn Sie dafür weniger als zwei Minuten benötigen. Wenn es Sinn macht, delegieren Sie das Email. Wichtige oder dringende Emails deren Bearbeitung länger als 2 Minuten benötigen, tragen Sie sich fix als Termin in Ihren Kalender ein um zu diesem Zeitpunkt die Aufgabe zu erledigen. Legen Sie sich für wichtige aber nicht dringende Emails im Posteingang einen to-do-Ordner an und bearbeiten Sie diese Mails zeitnah ab. Legen Sie Sich für nicht wichtige, nicht dringende aber interessante Informationen ein Archiv auf der Festplatte an. Alles was nicht wichtig, nicht dringend und nicht interessant ist löschen.
- Benachrichtigungen 1x im Monat ausmisten!
Welche Newsletter lesen Sie wirklich gerne und regelmäßig? Alle anderen prompt kündigen.
- Emails löschen mit System!
Sortieren Sie alle Emails nach dem Absender. So können Sie auf einen Schlag eine Menge Werbe-Emails oder alte Google-Alerts löschen.
Welche Tipps und Tricks kennen Sie um die Ablenkung durch Emails im Zaum zu halten?